上篇 先做好秘书1

1.秘书为己之道

人是这个世界上最聪明的动物，他们总想成功，所以不断地借鉴别人的经验，寄望于能够在别人身上找到自己的希望，秘书也是如此。

秘书每天陪伴在领导身边，无时无刻都在学习领导，以领导为标杆。认为领导如何做事自己就应该如何做事，领导该如何待人，自己就应该如何待人。这种敏而好学的精神本没有错，但你却忽视了一点：你自己。

作为一个秘书，首先要做好自己，然后才能借鉴他人。

你要知道自己是干什么的？每天应该如何工作？自己的人生目标是什么？如何在秘书这个岗位上去实现人生目标？这些问题既现实又严峻，答案决定着你能否在有限的青春岁月里“麻雀变凤凰”，实现事业上质的飞跃，决定着你能否从一名平平庸庸的小秘书高升为位高权重的大领导。

这些问题看起来很难，做起来却很简单。你只需做好你自己，正确认知“秘书”这个岗位的性质，然后踏踏实实地勤奋工作，在工作的过程中享受学习的快乐，最后通过自己日渐成长的能力与智慧敏锐捕捉晋升的机遇。唯有如此，你才能一步步、一点点地向梦想中的位置迁移。

“升职笔记”不要妄想一夜之间就能够闪转腾挪、飞黄腾达，做好自己该做的事情，你才能看清未来的方向。

2.秘书为人之道

做事先做人，“如何做人”能够对秘书产生决定性的影响。

你可以选择做一个圆滑的人，但是圆滑的人容易让人厌恶；你可以选择做一个得过且过的人，但是这样的人永远也不会受到领导青睐；当然，你也可以做一个地地道道的坏人，但你的仕途注定是短暂的。

由此可见，“做人与人的修为”是值得你深思的一个重大问题。几乎所有人通过深思熟虑、判断分析都可以得到一个同样的结论：做一个有气质的人，你才能走得更高、更远。

秘书担负着上情下达、下情上报、对外交往及后勤服务等工作，所以秘书应该具备这样的气质：爱岗敬业，值得信赖，独立成熟。这种气质具体表现在对待上级不卑不亢；对待同事谦和礼让；对待客户亲切周到；对工作认真负责；为人处世老练冷静。这些素质在秘书平时的参谋、助手、协调、服务、督办工作中都需要用到。

秘书需要有一个敏锐的“雷达”，时时刻刻留意到周围人和事的变化。要及时传达上级的指示，善于观察同事的情绪，准确把握客户的动向。秘书可以说是一个天生的“交际家”，要懂得圆滑的处世技巧，在上下级出现矛盾之时，不偏不倚，妥善解决纠纷；在客户出现不满的时候，从容不迫，周到地解决客户所提出的问题。

“升职笔记”人有许多种，但有气质的人始终是人中上品，自然会为你的仕途打下良好的基础。

3.秘书为事之道

做事情要有许多原则，否则从一件事的处理过程中，就能够看出你这个人到底有没有能力，能不能承担大任。秘书需要知道的是，信用是做事的头号原则。

对于秘书来说，信用是一种宝贵的资源，是领导和同事信赖你的基础。没有信用，秘书在工作中可以说是寸步难行。

也许从你成为秘书的那天起，你的领导和同事就已经开始通过你的言行，在悄悄地给你做信用等级评估了。领导让你这个星期三下班之前把报告交上去，你却拖到了星期五；同事请你帮他扫描一份文件，你答应在吃午饭前给他办好，可你却快到下班了还没动手……

由于多是些鸡毛蒜皮的小事，领导和同事不一定都会跟你计较，但会慢慢地形成“你说话不算数”的负面印象。如果你总是不注意，那这种负面印象就会慢慢地降低你的信用等级。领导和同事们对秘书信用等级的要求比一般员工要高得多，因为在很多时候你代表的是领导，说话必须算数，一言九鼎。

“升职笔记”君子以信取人，以信示人，以信服人。没有良好的信用，别人都会远离你，你也将一事无成。

4.秘书为官之道

不同的秘书，不同的职权，但拥有权力在一定程度上就说明你占据着一定的地位，譬如官位。那么，秘书该如何“为官”，如何行使上司赋予的权力呢？以下是十点建议：

第一，要内敛，不要张扬。秘书由于身处特殊的位置，具有特殊的身份，在常人眼里，秘书就是领导的化身，一言一行，别人都很相信，这就要求秘书一定要内敛，不要张扬。

第二，要谦虚，不要骄傲。谦虚是秘书特别要注意的地方，只有谦虚的秘书才能成大事。

第三，要踏实，不要浮躁。无论做什么，都要表现出踏实、务实的态度，切不可浮躁。

第四，要清廉，不要贪婪。

第五，要朴素，不要铺张。如果秘书喜欢讲排场，就容易给不法分子钻空子。

第六，要善良，不要凶狠。

第七，要平和，不要狂妄。

第八，要明理，不要蛮横。明白事理是秘书的基本要求。

第九，要厚道，不要霸道。秘书只有表现得比一般人更厚道，才会让他人信任，让他人称赞。

第十，要守法，不要违法。秘书的一言一行一旦把握不好，就会陷入违法的泥潭。

“升职笔记”别拿豆包不当干粮，秘书当然也要洁身自好，不可将自己视作一个“透明人”，殊不知，身旁有很多双眼睛在盯着你。

5.秘书为学之道

俗话说，活到老，学到老。秘书是领导干部们的“培训班”，更应该知道学习的可贵。

知识就是力量，企业秘书的成功更离不开知识的积累，而知识的积累主要靠学习。作为一个合格的企业秘书，就应该像扩大电脑内存一样储存，并不断更新自己的知识。

一是要加强有关的国家法律、法规学习，特别是与企业生产经营有关的法律法规知识，更要熟悉掌握，同时还必须掌握与本行业密切相关的法律法规。

二是要学习生产方面的知识，了解生产现场设备和装置的性能，了解生产工艺流程。

三是向书本学习，博览群书，锲而不舍，从书本中吸取智慧和知识。

四是向实践学习，充分利用深入基层的时间，参加生产劳动，锻炼自己，增长知识。

五是向领导学习，学习领导的领导艺术和工作能力。

六是向群众和同事学习，学习他们的好经验、好做法、好思想、好作风。

“升职笔记”现实生活与工作中，身边的每个人都可以成为自己的老师，以人之长补己之短是明智的选择。

6.秘书为德之道

作为秘书，应具有以下职业品德：

诚实而不作假弄权。秘书要严格要求自己，秉公办事，坚持原则，绝不能打着领导的旗号办私事，树立所谓的自己的“形象”。

当参谋而不是自以为是。这里有三点要注意：一是不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议；二是不要以为自己的意见就是对的；三是要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导人采纳自己的意见。

顾全大局而不介入矛盾。如果领导间在工作上有分歧，临到秘书非执行不行时，就只能按组织原则，执行主要决策人的意见。公正而不搬弄是非。这是一条美德，也应是一条纪律。

谦虚而不傲上凌下。有些秘书自以为地位重要，对下口大气粗、盛气凌人，使人反感；受批评而不急不怨。有时，领导人的要求、批评也有弄错情况的。这时，最好不要急于争辩、急于解释，而是暂时冷静一下，等气氛稍微缓和一下再用适当方式说清楚。

办事要忠于领导意图，不要按个人喜好随意增减，画蛇添足，把事情办走了样。也不要在执行一位领导人的指令时而去问另一领导人的意见，节外生枝把事情搞复杂。

“升职笔记”“以德服人”这四个字不是空话，更不是大话，一旦你做到了，高升的日子已为时不远。

7.秘书为才之道

领导一般都不喜欢平庸无能的秘书，所以让你的领导知道你的工作能力、真才实学就显得非常重要。除非在某些可有可无的官僚机构，否则仅有心地善良、态度认真、唯命是从等“特长”是不会受到领导器重的，必须有真本事才行。

另外，真才实学不是表现在嘴上，而是表现在工作成绩上。如果你做事慢吞吞，谨小慎微，无法提高效率，那么无论你心地如何好，工作态度如何认真，领导也不会器重你。

所以，我们在工作中，对于领导交给的任务，不仅要一丝不苟地对待，更要干脆果断地圆满完成。如果你被领导认定是工作不紧不慢、委靡不振、爱发牢骚或只会说恭维话，那么你作为这位领导的部下，就永远难以翻身。

“升职笔记”“事实胜于雄辩”，只有干出真实的成绩，才能让领导认为你是一个了不起的人。

8.秘书为谋之道

“以力取胜是匹夫之勇，以谋制胜才是大成王道”，秘书做事当果断用谋，而非鲁莽用力。譬如：作为一名秘书，一旦被领导所冷落，就必须用谋重新获取信任。如果你总是无事献殷勤，只会让领导更加厌烦你，将你“束之高阁”。

这时你只需谋以三策：

第一，要积极调整心态。秘书受到冷遇时，最高明的办法莫过于坦然地接受它，并努力使自己的心态做到平和，不为逆境所困扰和挫伤，使自己的精神不被打败。

第二，韬光养晦，增长才干。危机产生的同时，就意味着有新的机遇即将到来。在受领导冷遇的日子里，你可以从繁忙沉重的工作负担中解脱出来，拥有一片闲适的自由空间。在此期间，你可以去考取一项职称、读读史书或者去完成一项思虑已久却没时间去做的任务。

第三，同领导增加接触。许多时候，领导冷落某一个秘书，是因为对他不了解，没有深入地知道他的才干，或者对他的忠诚没有把握。

“升职笔记”《孙子兵法·谋攻篇》中有这样一句话：“故上兵伐谋，其次伐交，其次伐兵，其下攻城。”此言对秘书来说，非比寻常。

9.秘书为先之道

无论在工作中还是业绩上，秘书都要走在他人前列，不仅如此，你还要“落地有声”，这样才能让领导注意到你，对你产生关注。

许多人以为，每一位员工的工作都在领导的视野里，只要努力，就一定能得到应有的奖赏。不幸的是，领导最容易患“近视”，虽然你拼了老命，他却视而不见。在信息社会，光会做事已经远远不够，得让领导知道你做了什么，否则，纵使你付出很多，也很难获得加薪或升迁的机会。

当你数年如一日，全力以赴地投入工作，结果却突然发现，尽管自己累得半死，别人却好像熟视无睹，尤其是领导，似乎从未当面夸奖过你。这时，你可能怨天尤人，牢骚满腹。但你一定要懂得，这并不完全是领导的过错，试想想，公司上上下下，里里外外，有多少人要领导操心过问，你的“被忽略”也情有可原，因此，你得做个“有声音的人”，有了声音才能让领导注意你。

“升职笔记”人人都不愿意与“闷瓜”打交道，纵然你才华横溢，能力出众，但不被领导发觉，也是枉然。

10.秘书进步之道

事业上的成败界限，说起来非常简单，那就是进则成功，退则失败。秘书也需要不断地谋求进步，这样才能往更高的目标前进。

现代的文秘岗位已经逐步划分为“文员”、“秘书”两个层次。“秘书”是在“文员”的基础上上升了一个岗位层次，根据其在行政管理层的地位又分为普通秘书和高级秘书。

普通秘书除具备文员的要求外，需具备该企业（行业）的专业知识，同时有较强的文字功底，可以协助上司起草文稿、传真件等，并有一定的组织能力和良好的气质。高级秘书，除了满足上述基本要求外，还须具备良好的沟通、组织、协调、判断、决策，以及解决问题和预见问题的能力，还要有大量的经验积累和优秀的气质与优良品质。

要想在秘书的职位上不断跃进，必须先做好本职工作，成为领导眼里称职的助手，同事眼中称职的伙伴。

“升职笔记”人往高处走，水往低处流。永远停留在原地只能空耗自己有限的青春。

11.秘书关系之道

要想在社会上建功立业，扶摇直上必须具备两个本事，一个叫做利用关系，另一个叫做发挥能力，两者缺一不可。前者能够使你飞速前行，具备对手不具备的优势，后者能够让你明哲保身，在各种竞争中游刃有余。

大多数情况下，能力对于秘书来说不成问题，而关系似乎成了秘书们的软肋。有人说，“我没有任何关系可以利用，因为我没有什么要好的朋友”。那你是目光短浅，不会利用资源。只要你是一个人，你就存在于各种关系网中，这个关系网包括朋友、父母、兄弟、妻子、丈夫、老师、上司、同事、下属、同学等一切在你身边并与你有关的人，与这些人之间的关系只要细心维系和利用，就会对你的事业产生巨大的推动作用，如果你不知道这些关系的存在，那只不过是你没有清醒的认识而已。

挖掘并维系各种关系对秘书来说尤为重要，没有门路是秘书晋升时最大的障碍。试想纵然你才华横溢，可是没有他人的支持与帮助，你的仕途也是非常渺茫的。

“升职笔记”不要忽视生活中任何与人打交道的细节，良好关系的建立就在你平日的待人接物中。

12.秘书心态之道

对秘书来说，什么是工作中最重要的呢？有出色的写作能力、口才技巧、沟通艺术，把上司交代的事情办好，这些都不是，最重要的是你必须有一个良好的心态：

首先，你对同事要热心。秘书既要为领导服务，又要为同事服务。在工作中帮助同事，在沟通中理解同事，主动帮助那些遇到困难的同事，这样的秘书才能用“热心”换得“真心”。

其次，你对客户要真心。从某种意义上说，客户就是企业的衣食父母。秘书在与客户打交道的过程中，务必要真心实意地做好沟通、服务工作，不能有半点含糊。因为许多时候，客户在领导面前的一句话决定着秘书的生死。

再次，你对事业要有恒心。明智的秘书应当高度重视“九十九步的努力”是一半、“最后一步”也是一半的哲理。要坚信只要持之以恒地努力，终有得到回报的那一天。

最后，凡事你都要保持一颗平常心。

做好秘书工作，贵在心态平和，切忌攀比浮躁。升迁有先后，名利有机遇。工作向前看，名利往后看，踏踏实实做事，坦坦荡荡做人，可能不一定会好到哪里去，但绝不会坏到哪里去。真正能成大器的人，往往都是高调做事、低调做人者。

“升职笔记”如何把握心态在今天来讲对秘书至关重要，而能够做到“心平气和”，自然会对你的工作产生积极影响。

13.秘书形象之道

优秀的秘书首先应从形象着手。穿着打扮是秘书建立最佳形象的关键因素之一，一个秘书拥有较好的气质与形象，离不开个人的文化素质与修养，更重要的是秘书还应有精明强干的办事作风，并掌握与工作密切相关的专业知识和技能。这样，你就打造出了作为秘书的黄金形象。

秘书的工作场合和工作性质，决定了其专业形象的特点是：整洁、端庄、成熟、能干。塑造职业形象，除了内心修炼外，外形的精心安排也很重要，我们通常把这种外形的改变称之为形象塑造，这是因为外形的直观效果会直接影响人的判断。

作为新时代的职业秘书，平时为自己做适当的化妆修饰是必不可少的，也可以使人容光焕发。秘书在自己的工作岗位上，任务繁杂，辛苦自不待言。然而，为了维护自己所在单位的形象，同时也为了对所接触的同行或客户表现应有的友好和尊重，在工作时间秘书必须始终不懈地精神焕发，神采奕奕，这样也是敬业精神的一种体现。

“升职笔记”没有人会喜欢一个穿着邋遢、办事拖沓、看一眼都觉得厌烦的人。

14.秘书拒绝之道

秘书并非牛马，对领导的任何指令都百依百顺，一个有主见，知道如何拒绝的人才能在日后有大发展，承担起更大的责任。

当然，对于不合理的或自己做不到的请求，秘书要学会拒绝。不过，在拒绝之前，最好先耐心听对方把话说完，不让人觉得你在敷衍搪塞。对于有些人的要求，你虽然拒绝了，但是可以针对他的情况，提出自己的建议。如果能提出有效建议或替代方案，对方一样会感激你。

另外，拒绝时除了提出替代建议，还可以每隔一段时间，去问问对方的情况，让他们也了解自己的苦衷与立场，这样就可以减少因拒绝而带来的负面影响。

由于一些秘书没有学会拒绝的艺术，只要人家一求，就应承下来，结果不是因自己忙不过来而没给人家帮忙，就是自己根本办不到而让人家失望。

“升职笔记”拒绝不是让你直来直去地得罪别人，而是灵活又主动的做事，尽量做到既让对方接受，又能够达到自己的目的。

15.秘书偷学领导如何做人

所谓“做事先做人”，“学习领导如何做人”是你第一个目标。经过观察你会发现，成功的领导在做人方面都有共同特点：

（1）谦虚谨慎。具有这种品格的领导，在待人接物时能温和有礼、平易近人、尊重他人，善于倾听他人的意见和建议，能虚心求教，取长补短。对待自己有自知之明，在成绩面前不居功自傲；在缺点和错误面前不文过饰非，并主动改正。

（2）拥有高尚的品质。人们对戴尔、盖茨、韦尔奇如数家珍，不仅因为他们鲜活的语言、体态等领袖魅力让人印象深刻，更在于他们身上散发的优秀品质。

（3）适时隐藏锋芒。有本事不自夸，而是懂得适时隐藏锋芒，时刻保持一份谦卑和清醒。

（4）有自己的不变原则。一个称职的领导，他会时时守住自己的原则，起码的底线是不能突破的。秘书要明确，守住自己的底线，无论能否当上领导，都会给自己留有一条后路。

“升职笔记”学习如何做人没有想象的那么难，“取其精华，去其糟粕”，你就可以成为一个完美的人。

16.秘书偷学领导如何交际

每一位出色的领导都懂得如何与人打交道，他们甚至会针对不同的交际对象设定不同的交际方案，而聪慧的秘书就会在与领导相处的过程中，留心观察他们的言谈举止，学习他们的交际艺术，从而增强自己的交际本领。

身为团队的首领，领导会做到公私分明、言行一致、待人谦和。在他们的心中会一直保留一份谦让、忍让，甚至是退让；对待对手，成功的领导也有与其交际的诀窍，他不会用仇视的态度对待对方，而是会想方设法协调自己与对手的关系，从而建立相互尊重的友谊，最后与对手合作，达到“双赢”。

作为一个社交高手，更要有容人的雅量和圆场的机智。当社交活动陷入僵局或者双方意见有所分歧时，切忌焦躁与辩驳，此时要站在对方的角度设身处地地想问题，在冷静思考后作出客观的形势判断和分析，找出问题的症结所在，合理解决，这样就会柳暗花明了。

另外，在人际关系中，幽默也是必不可少的“润滑剂”。用幽默的语言传达你的信息，不仅能给对方以美和乐的享受，而且还有利于暗示对方，达到社交的目的。富有幽默感的领导人，本身就有无穷的魅力。聪明的秘书一定要具备幽默这个社交中的好助手。

“升职笔记”细心观察和认真领悟是你成为一个交际高手的必备条件。

17.秘书偷学领导如何说话

好领导都是能说会道的，他们的口才魅力能够征服所有人。秘书每天都会与领导沟通，只要细心听，并加以揣摩，就很容易听出其中的门道，进而掌握口才表达的要义，提升自己的说话技巧。

第一，如果遇到尴尬的境况时，聪明的领导就会采取自我解嘲的方式为自己找到很好的台阶，同时这种方式还会产生幽默的效果，进而缓解尴尬的谈话气氛。

第二，领导与下属沟通时，会尽量使用简洁的语言，使用形象说明的方法，从而架设起一个良好沟通的桥梁。因此，他们发出的指令会很明确，比如安排给下属的事项目的、内容、有关的时间和地点，以及建议的处理方法。

第三，当你不了解对方的意图和习惯时，就要细心观察，用对方可能感兴趣的话题引导对方，同时可以加上适当的赞美和鼓励。

第四，秘书应该注意的是，口才表达要把握现场的情景，机智应对，这样才能谈笑风生，在交流中游刃有余。

“升职笔记”平时说话，不仅要讲究语言运用的艺术，而且要平衡别人心理，让自己掌握主动权。

18.秘书偷学领导如何决策

决策是一门科学，也是一门艺术：

首先，决策要理性，战略要清晰。工作需要激情，但仅有激情是不够的，尤其是在做决策的过程中，激情必须上升为理性，否则，激情就可能不是成功而是陷阱。做出正确决策后，领导会制定一个清晰的战略，即企业发展的方向选择，并把战略要领明确地传达给每个成员。

其次，决策要全面，火候要到位。决策活动是一个全面的、连续的过程，不能把它孤立化、片面化。领导在做决策前会全面衡量现状，并对现有条件进行分析研究，而且还会认真估计各种方案的风险程度，以及能承受的风险度，以防决策失误；同时，留意信息反馈，注意收集情报，随时应变。另外，做决策必须掌握好决策的火候，不能太早，也不能太晚。

最后，决策要独到，弱点要克服。出色的领导人有着敏锐的眼光，他们善于因势利导，面对不同的时机和境况能够做出独到的策略。俗话说：人无完人。决策者的致命弱点主要表现在缺乏现代知识、不善管理、鼠目寸光、故步自封、头脑发热。秘书在学习领导决策的过程中，必须要克服自己这些方面的劣势。

“升职笔记”古人云：“不谋全局者不足谋一域，不谋万世者不足谋一时。”

19.秘书偷学领导如何管理

管理工作包括很多方面，比如财务、人力资源、战略、文化，以及会议管理等。

财务管理是根据财经法规制度，按照财务管理的原则，组织企业财务活动，处理财务关系的一项经济管理工作。做好财务预算、保持收支平衡是领导工作的基本目标。

人力资源管理是指企业的一系列人力资源政策，以及相应的管理活动，其主要包括企业人力资源战略的制定、员工的招募与选拔、绩效管理、薪酬管理、员工流动管理等。

战略管理是依据组织的战略规划，对组织的战略实施加以监督、分析与控制，特别是对组织的资源配置与事业方向加以约束，最终促使组织顺利达成既定目标的过程管理。

“文化管理”是组织管理的最高境界。其重要内容包括培育良好的团队作风、建立核心价值观、设计严密的组织纪律等。

会议管理，最重要的是明确会议的目的、种类，把握准备会议的要领，做好会议中的沟通和反馈，提高会议效率和质量。秘书跟随领导开会，必须掌握会议管理的要诀。

“升职笔记”跟随领导学管理，要心细，善于观察，勤于思考，在感悟中把握组织管理的真谛和方法。

20.秘书偷学领导如何应变

工作中，领导也会遇到棘手的事情，业务危机和事业风险都会时刻伴随着领导左右。但他们在面对一些突如其来的状况时，都能泰然处之，化解危机。聪明的秘书必须学习领导处理危机的艺术，这有利于提高自身能力。

首先，秘书要学习领导“处变不惊”的心理素质。面对压力，领导者从不慌张失措，反而能贯彻决策；面对恶劣后果，领导者能够坦然接受；面对危机，领导者能冷静理智、处事泰然。做到这些，就一定要有良好的心理素质。

其次，出现危机后，明智的领导人都善于从管理不善、管理混乱、管理无效等组织自身方面找原因，进而发现问题、解决问题。其实，每次危机的发生都不是偶然现象，只要细心观察即可发现端倪，而出色领导的一个重要本领就在于变被动为主动。当他们看出征兆后，能够迅速掌控局面，积极应对，果断采取措施，把危机消灭在萌芽中。

再次，当组织陷入困境时，高明的领导会关心团队中的每个人，设身处地地为大家着想，从而激发人们献计献策，这样才能有一个更科学、更有效的办法，使企业顺利渡过难关。

最后，优秀的领导人不但善于应对危机，化险为夷，还能在危机中寻求机遇，趁“危”夺“机”。这种本事，是秘书最应该学习的。

“升职笔记”当危机降临时，要主动出击，巧以应付，把危机所形成的不利态势巧妙转化形成反弹之势，这样才能摆脱危机，反败为胜。

21.秘书偷学领导如何识人

作为领导，他必须学会慧眼识人。只有学会了客观、系统、全面地了解他人，他才能挑选到最优秀的员工，才能在竞争中占据有利地位，最终成为王者，所以，秘书必须从领导那学会如何去识人。

领导识人主要有以下几个技巧：

（1）要客观地看人才。识才最忌主观成见，戴“有色眼镜”。主观色彩往往造成情感上的误差，扭曲人才的真实形象。

（2）要全面地看人才。“盲人摸象”，把局部当成了整体，犯了片面性的错误。识别人才切不可那样，以偏赅全，错看人才。

（3）要发展地看人才。人才总是在变化，特别是正在成长发育的青年人才，可塑性强，变化潜能大，更不能一看到底。

（4）要从本质上看人才。识别人才不仅要用眼和耳，重要的是要用脑，透过表面现象，认真分析，去伪存真，才能识别“庐山真面目”，对“疑似之迹，不可不察”。

（5）要从长处上看人才。每个人才都有优点和缺点，而优点和缺点又具有“共向性”：二者往往相伴而行。识才要从两方面看，特别要抓住人的长处，才会准确无误。

“升职笔记”识人后还要真正透彻地了解人才、做到知人善任。

22.秘书偷学领导如何驭人

作为领导，要想更好地用人，让人才竭尽全力为你所用，他就必须学会驭人。控制下级的艺术，是领导因现实需要而采取的具体手段和技巧，值得秘书仔细体味：

（1）以影响力为主，权力为辅。若领导光明磊落、大公无私、先人后己、宽宏大度、远见卓识、多谋善断，就会在下级心中建立威信，使下级佩服和信赖，乐于服从他的领导，并自觉而有效地维护他的权威。

（2）先人而动，防患于未然。善于控制的领导，总是掌握主动，先人而不后于人。这就要求总经理必须加强前期控制，同时加强对权力运行未来的估计和预测，并针对预测的信息情况采取应对措施。

（3）宽严相济，恩威并重。领导在控制下级时，既不能过宽，也不能过严，要宽严相济、宽严适度。既不能使下属傲慢妄为，又不能使下属笨手笨脚、顾虑重重。既能大胆放手，使下属有所作为，又能把握方向，客观控制，使下属有所为。

“升职笔记”俗话说：“善骑者善驭。”一个高超的骑手懂得如何驾驭胯下的马，能让马发挥最大的本领。善用人者也是这样，懂得如何驾驭。

23.秘书偷学领导如何服人

树立威信从而让人信服，是领导的特有力量，秘书若想日后成就属于自己的事业也必须学会如何服人。其实，除了勤奋工作以获得他人尊重外，领导获得威信的一个重要途径就是“公”。所谓，“公生明，明生威”正是这个道理。这里所说的公，简单理解就是以公心取得下级或同级的信任。

领导进行决策和处理事情的前提之一就是从绝大多数人的利益出发，为大多数人说话，立场公正，不偏不倚。这种处事态度，必然受到广大群众的拥护，威望由此而生。

另外，领导要“廉”。廉洁就是经济上清廉，在品德上端正，在经济生活和精神生活中做到一尘不染。如果领导做不到这一点，那么他在下属面前就不能树起自己的威望和威信。

“升职笔记”威信的积累来源于工作中的一点一滴。

24.秘书偷学领导如何治人

领导们的治人策略归根结底还是追求着一种“无为而治”的大智慧。无为而治并非什么都放任自流。真正的无为之治，则是寓有形于无形之中，寓有为于无为之中，看似无为，实则有为。这是做事的辩证法，也是领导管人的技巧。

领导治人的最佳状态，就是既限制了下属的自由意志，但是部下却又丝毫也感觉不出来，这样就能形成上下级之间的和谐共处，让大家在和睦的气氛中达成努力工作、同舟共济的共识，朝着既定的目标共同奋斗。同时，领导在治人方面还追寻着一条实效性很强的策略，那就是“热炉法则”。

“热炉法则”认为，当下属在工作中违反了规章制度，就像去碰触一个烧红的火炉，一定要让他受到“烫”的处罚。这种处罚的特点在于：（1）即刻性。当你一触到火炉时，立即就会被烫。（2）普遍适用性。火炉对人不分贵贱亲疏，一律平等。（3）预先示警性。火炉是烧红摆在那里的，任何人都该知道碰触火炉是会被烫的。（4）彻底贯彻性。火炉是不讲情面的，它“说烫就烫”，绝不是装样子吓唬人的。

“升职笔记”无规矩不成方圆，无严法而难立规矩。

25.秘书智在多听少说多做

秘书身处特殊位置，与领导接触的机会多，但同时又人微言轻，一不小心就会给自己惹来祸端。所以，聪明的做法是多听、少说、多做。

第一，多听，就是学会多听别人说话。聪明的秘书会多听别人的做事经验和人际往来，从而从别人的话语中听出更多有关周遭环境的信息。虚心倾听，是秘书的共同准则。

第二，懂得多听，自然就少说。在与别人交流时，聪明的秘书会让自己成为一个冷静的旁观者，把主要精力放在倾听对方的言语和思绪上。自己很少说话，这样不但可以“导引”对方多说，还可以避免流露自己的内心秘密，以免说错话，得罪别人。

第三，多做，就是要多做事。聪明的秘书从不会忙里偷闲，只要在自己的能力范围内，就会多做些事，这不仅有利于树立自己勤奋肯干的良好形象，而且会在做事的过程中学习更多的知识，积累更多的经验。

“升职笔记”“多听少说多做”是秘书的共同准则，也是一种柔韧的处世方法。柔韧才不易断，才能持久；能持久，才能长存于风浪之中。

26.秘书智在有效利用时间

一位成功的职业秘书在谈到自己的工作诀窍时说：“我每天都会提前20分钟出门，合理掌控自己的时间。”的确，聪明的秘书会把时间据为己有，让自己成为时间的主人。

首先，要学会制订工作计划。在现代繁忙紧张的环境中，有很多人对自己的工作目标不明确。在做工作前，没有事先设定优先顺序和制订详细的工作计划，其实这都是浪费时间的表现。这样的人在工作中只能是无所作为。因为随着时间的流逝，我们已经失去了采取行动的良好时机，而机遇的丧失是一种战略失误，是更大的损失。

其次，要养成科学有效利用时间的好习惯。当我们的工作处于高效运作的时候，时间观念就成为检验一个人能否担当重任的试金石。珍惜时间、善于有效利用时间，才能成就一番大事业，否则，任何雄心壮志都是无稽之谈。

“升职笔记”时间产生效率，效率产生业绩。

27.秘书智在做事干净利落

完成工作目标并不是一件容易的事情，往往需要我们克服重重困难，如果做事总是拖拖拉拉，就会让自己陷在压力和困惑中，无法自拔。但是，只要我们能下定决心去做，就会发现一些看似棘手的问题，也是有解决办法的。

聪明的秘书在压力和挑战面前，从不会给自己找任何借口拖延做事的时间，他们不仅能勇敢面对，甚至会斩断自己的“退路”，破釜沉舟，以便推动自己勇往直前。

一个有担当的秘书是以“今天的事情今天做”、坚持“想做就做”为行动理念的。这样既是对自己负责，也是对工作、对领导负责。试想一下，随时处理工作中的各种问题，不但减轻了自己的工作压力，获得新成绩，还少了往日内心的负罪感，能够以积极乐观的心态投入到新的工作中去。这种良性的工作状态会让你更有自信。

“升职笔记”坚持“干净利落”的做事风格，提升自我干练稳健的个人形象。

28.秘书智在提前完成任务

无论是哪个行业的领导，百分之百都是“心急”的人，他们为了生存恨不得把每一分钟分成几瓣。在这种情况下，如果要领导花时间等你的工作结果，简直比浪费金钱更让他心痛，因为对他们而言，每失去一分钟，就会导致在那一分钟内能想到的业务计划变得一文不值。

所以，当领导向你提出了苛刻的工作期限时，不要反驳，更不要抱怨。将心比心，如果你是领导，一定也希望员工能像自己一样，将公司当成自己的事业，更加努力、勤奋、积极主动，以让工作在最短的时间内有效地完成。

聪明的秘书会以领导苛刻的工作期限为基础，主动给自己再制定一个更加苛刻的工作期限吧，这样就可以达到提前完成任务的目标，从而在领导面前留下积极主动的良好印象，为自己的职业发展打好基础！

“升职笔记”满足领导的愿望，让手中的工作消化在“昨天”。

29.秘书智在养成敬业习惯

俗话说：“天道酬勤”，一个人如果在一个地方做不好工作，也很难在别的地方做好工作。把敬业变成习惯的人，很容易受人尊重。即使工作绩效不怎么突出，别人也不会去挑你的毛病，甚至还会受到你的影响！

第一，敬业的人易于受到提拔，领导或主管都喜欢敬业的人，事情交给你放心，因为这样可以减轻他们的工作压力。

第二，敬业是一种态度，一种精神，更是一种责任。作为一名敬业的秘书，不仅要完成自己的工作，而且要以一种高度负责的精神去完成自己的工作。

第三，敬业的人能从工作中学到别人更多的经验，而这些经验便是你向上发展的踏脚石，就算你以后换了地方，从事不同的行业，你的敬业精神也必会为你带来意外的惊喜。

“升职笔记”领导喜欢敬业的下属，成功也总是眷顾敬业的人。

30.秘书智在合理释放压力

所以，对于秘书而言，养成自我释放压力的习惯显得尤为重要。其实，合理释放压力就是一种自我心理调试的过程。“我有愉快的权利，也有休息的权利。”当秘书面对外部和来自内心的巨大压力时，要避免受到它们的伤害，否则自己将会走到人生崩溃的边缘。

人不可能无限制地遭受挤压，这时，检测自己承受压力的大小就很重要了。压力是人体的一种紧张状态，研究表明，适当的压力也可以转化为积极行动的力量，促使我们更好地完成任务。但是，如果压力过大，甚至出现食欲下降、身体免疫系统降低、睡眠质量差等现象，就必须从现在开始学着释放压力。

首先，要了解自己的压力大小，以及来源等重要问题。其次，不要逼着自己成为“工作达人”，要知道工作是永远都做不完的。这时，你需要放下手头的工作，思考一下，找到更加有效率的工作方法。聪明的秘书会掌握工作的关键点，游刃有余地推进目标。

“升职笔记”控制自己的工作与生活节奏，合理地释放压力，让自己的心情保持轻松愉悦的状态。

31.秘书智在充分了解领导

如果秘书十分了解自己的领导，知道领导在想什么和准备做什么，那他的工作就会很主动。工作主动，自然会获得领导的赏识。但是，秘书与领导双方在地位、年龄、经验和阅历等方面存在着巨大的差异，而且他们的个性和爱好，以及在工作中的工作习惯和思维方式都不同。

所以，秘书要了解领导和领导的工作，只能循序渐进，慢慢地、细心地去观察和了解领导。

在工作中，如果领导作指示时一是一，二是二，条理清晰，批示明确，秘书理解和执行起来就比较容易，但很多领导因为工作繁忙，除了重大问题，很少做出明确而又完整的指示，这时就需要秘书自己去领悟，而在执行任务时，就要依靠对领导的了解，比如领导想要通过这项任务达到什么目标，从中获取什么，以及领导渴望得到的效果等，只要平时细心观察、分析和研究，做到这一点并不难。

“升职笔记”了解他，满足他，征服他。

32.秘书智在维护领导面子

领导是团队的首领，他们都爱面子，很在乎下属的态度，并以此作为考验下属对自己尊重与否的一个重要指标。聪明的秘书会懂得如何维护领导的尊严。

当领导出现失误或漏洞时，作为秘书不应立即批评纠正，特别是在众人面前，否则会让领导下不来台；在公开或正式场合，一般的领导都喜欢下属恭维自己，给足自己面子。所以，聪明的秘书这时一定要保持低调，弄清主次，顾及领导的尊严。面子和尊严之所以如此重要，根本原因在于他们与领导的能力、水平、权威性密切相关。所以，即使在非工作场合，也不能把领导当一般人看，让他失了面子。

多数领导都希望下属有多方面的优势，但他也会担心下属在某些方面超过自己。因此，为了不伤领导的面子，明智的下属应该尽力收敛锋芒，尽量不刺激领导那固执的自尊。

“升职笔记”该捧就捧，领导高兴了，秘书才有好前途。

33.秘书智在服从但不盲从

对于领导而言，欣赏秘书的服从，但更欣赏有干劲和主见的秘书。因为领导也会有考虑问题不周全、处理事情不周到的时候，这时秘书就要有自己的主见，不能盲目服从。

第一，勇敢提出自己的见解。其实，在一项措施尚未实施前发表意见，在决策执行过程中及时指出问题，是证明自己才干、获取领导好感的一条有效途径。

第二，提出建议时要有“度”。任何事情都有一个“度”。在向领导提出意见时，必须保证自己提出的是积极的建设性的言论，而不是随意的空谈。另外，不要强调自我的私怨，不要让你的领导认为：“这家伙只是为了自己的私欲，才提出这个意见。”

第三，表达自己的想法要讲求技巧。有的领导自命不凡，对秘书言语傲慢，盛气凌人，这时就要注意技巧，用适当的语言向领导暗示你的想法，让他明白你在维护他的自尊，同时也要让他了解自己的冒失。

“升职笔记”在向领导提意见时，一定要注意方式和技巧。记住，尽量不要对你的领导直接说“不”。

34.秘书智在勇于接受挑战

秘书，号称是领导的影子，职位不高，人微言轻，同时颇具影响力，正是因为秘书身处这样一个似乎有些尴尬的境地，所以，在工作中就会经常面对各种各样的挑战。

当挑战来临时，一个勇敢有担当的秘书绝不会逃避，他们会冷静地面对一切。秘书有了认真、负责的态度，观察事物的角度就会不一样，执行的效果也会大相径庭。时间一长，秘书的能力、见识都会有高低之分，升职空间也会有大有小。正所谓，心态决定一切，敢于接受挑战的勇气更能帮助秘书在平凡中成就卓越。

其实，只要你敢于迎接挑战，认真做事，别人一定会给你发展的机会。一个人的命运，实际上掌握在自己的手中，你的思想和行为决定你的发展空间的大小。所以，一旦选择了秘书职业，就应该勇于接受一切挑战，把它当做一项事业来干，这样才能奠定成功的基础。

“升职笔记”面对的是挑战，更是机遇，能够顺势而为的人才能成就一番事业。

35.秘书智在与人分享荣誉

当你获得荣誉时，要懂得与人分享这份荣耀，千万别独享荣耀，否则就会引起别人的反感，同时会给你的人际关系带来障碍。

第一，别独享荣耀。说穿了就是不要去威胁别人的生存空间，因为你的荣耀会让别人产生一种不安全感。而当你获得荣誉时，你去感谢他人、与人分享，这种谦卑的处世方法能够为你带来人气和赞许。

第二，当你获得荣誉的时候，你首先要感谢同仁的协助，不要认为都是自己一个人的功劳。尤其要感谢领导，感谢他的提拔、指导。无论同仁和领导值不值得感谢，你都要这样说，虽然显得有点虚伪，但却可以使你避免成为众矢之的。

第三，你可以采取多种与他人分享的方式，如请大家喝杯咖啡，或请大家吃一顿。吃人嘴软，拿人手短，别人分享了你的荣耀，就不会为难你了。

“升职笔记”人们很难将谦卑的人当成敌人看待。

36.秘书应有服从观念

所谓服从观念，就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按照领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。

其实，秘书与领导之间的关系就是一种主辅关系，这也决定了秘书的从属地位。领导委派给秘书工作，秘书就应按照领导的意图和要求去执行，以服从领导为自己的本分。

服从观念除了是从事秘书工作的基本理念之外，还体现了下属对领导的尊重。每个领导都需要这份尊重，一个积极响应领导要求的员工，一定会受到领导的器重。因此，秘书人员要充分认识自己的职业角色，围绕领导工作的目标和要求来调节自己的行为，绝不能别出心裁，另搞一套，更不能同领导对着干。

“升职笔记”懂得尊重领导，严以律己，宽以待人。

37.秘书应有参谋观念

秘书的工作不会像是科研工作者的工作那样系统化，其工作内容多多少少会有些琐碎，但秘书的职场地位是不容小觑的，他是领导的得力助手，有时领导也会询问秘书的意见。而此时就是秘书发挥个人能力的最佳时机。

当然，如果想要在提出见解后，得到领导的赞赏，就要平时做好知识储备，尤其是要培养个人的参谋观念。在现在这个繁荣而又忙碌的时代，秘书的参谋观念更为重要。可以说，发挥参谋作用，不仅是领导决策科学化、民主化的客观要求，同时也是秘书工作提高辅助水平，适应时代发展的客观要求。

秘书具有贴近领导、综合服务、信息枢纽的三大优势，发挥参谋作用有得天独厚的条件，尤其在高科技飞速发展的新世纪，领导者要在纷繁复杂、稍纵即逝的新情况面前，迅速、准确地做出合理的判断和准确的分析，更需要秘书人员发挥参谋作用。

“升职笔记”强化参谋意识，提高谋略水平，掌握参谋艺术，真正实行从侧重办文办事向既办文办事又出谋献策转变。

38.秘书应有全局观念

全局观念是一种行为规范。只有具备全局观念的人，才会从组织整体和长期的角度进行考虑决策和开展工作，进而保证企业健康发展。

任何一级领导者都必须站在本系统的制高点上，从系统整体及其全过程出发，思考企业发展方向，其实这种系统思想和行事准则所反映的就是一种全局观念。正是因为领导具备了这种观念，才能统观全局，运筹帷幄，指挥若定。

秘书工作虽然是辅助领导去开展工作的，但秘书人员也必须立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，只有这样，才能与领导者取得共识，适应领导者的要求。因此，秘书人员必须解放思想、胸怀全局，做到不在其位、当谋其政。同时，要不断拓宽自己的知识面，建造通才型的知识结构；大力培养宏观思维能力，以适应领导工作的辅助要求。

另外，秘书人员还要明确局部与整体的关系，在决策时能够以企业发展大局为重，在必要时能够勇于牺牲局部，即“小我”和暂时利益，以确保企业战略的顺利实施。

“升职笔记”要具备全局观念的个人特质，即认清整体局势：有较强的法律和制度意识，尊重企业运作中的各种规则；积极倡导部门间团结协作，共同完成组织战略目标。

39.秘书应有信息观念

对于作为领导“耳目”的秘书而言，信息观念显得尤为重要。秘书为领导者及时、准确、全面地提供信息是其工作中的重要职责。

首先，秘书人员必须树立信息观念，这就要求秘书要具有信息意识，即要对各种信息有敏锐的感受力、持久的注意力，以及对信息价值的判断力、洞察力。

其次，出色的秘书还要在平时注重培养自身的信息素质，即明确信息需求、选择信息源、检索信息、分析信息、综合信息、评估信息、利用信息的能力。具体来说，秘书要始终把重点放在捕捉反映重大、具有全局性或牵一发而动全身的信息上。越是重要、敏感和难度大的信息，越要予以关注，越要全力发掘。再者，秘书必须重视提高信息的质量，在时效性、真实性和适用性上下工夫。

再次，秘书必须注意了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路，以便领导及时修正决策。

“升职笔记”优秀的秘书要具有信息观念，广泛收集信息，精心加工信息，准确提供信息，快速传递信息，充分利用信息，以适应领导决策和社会发展的客观要求。

40.秘书应有创新观念

秘书人员作为以知识和信息辅佐领导工作、服务人民群众的“工薪阶层”，必须具备创新观念和创新能力，以适应知识经济时代的要求。

一个时代的进步离不开全体民众的创新思想；科学技术突飞猛进和知识经济迅速兴起的挑战，也需创新理念的支持。可以说，创新是知识经济时代对秘书素质的特殊要求。

长期以来，由于各种客观和主管的原因，秘书人员的创新精神和创新能力越来越缺乏。保守的传统观念，严重束缚了秘书人员的创新能力；陈旧的思维方式，压抑了秘书人员的创新能力。这种状况很不适应时代潮流和秘书工作的新形势，迫切需要秘书解放思想，开拓进取，树立创新观念，提高创新能力。

“升职笔记”创新观念是做好新时期秘书工作的不竭动力。

41.秘书应有效率观念

如今，社会发展的节奏明显加快，知识更新的速度日趋加快，信息传递的速度更加快捷，情况瞬息万变，这都要求秘书人员要重视工作效率问题。

第一，树立效率观念。在秘书工作的领域内，秘书人员提高单位时间内工作量的自觉意识就是效率观念。这个观念对有效地展开秘书工作非常重要。

第二，提高领导工作效率。秘书工作是适应提高领导工作效率的需要而产生的，也是在提高领导工作效率的目标下发展的。离开提高领导工作效率，秘书工作就失去了存在的基础和意义。

第三，保持认真的工作态度。秘书无论是处理公文、办理事务、传递信息，还是参谋咨询、调查研究、督促检查，都必须在优质高效上下工夫。尤其要做到积极做事，不浪费时间，不怠慢工作，这一点基本属于时间管理的范畴，建议秘书人员学习一下时间管理方法。

第四，养成善于学习的好习惯。人的一生就是一个不间断的学习与实践过程，只有这样，才能适应新形势对秘书工作越来越高的要求。

“升职笔记”把时间用来做正确、有意义的事情。

42.秘书应有八种意识

随着时代的发展，新的形势要求企业经营管理工作必须制度化、规范化、法制化，客观上对企业秘书的工作提出了更高的要求：

（1）效率意识。要求秘书必须树立强烈的时效观念，培养雷厉风行的办事作风。

（2）奉献意识。要求秘书必须要有安于清贫、乐于奉献、埋头苦干、任劳任怨的精神，还要发扬“俯首甘为孺子牛”的无私精神，要殚精竭虑地做好本职工作。

（3）严谨意识。要求秘书事无巨细、时刻坚持认真、细致的做事原则，面对千头万绪的工作，依然要保持严谨的工作意识，做到不漏办、不误办、不错办，高质量、高效率地办好每件事情。

（4）创新意识。要求秘书充分发挥主观能动性，与时俱进、不断学习新知识、研究新情况、考虑新问题，养成多思考，多动手、多请教的好习惯。

（5）超前意识。要求秘书必须增强超前意识和主动意识，要超前接受新知识、新观点，更要注意收集资料，掌握动态，筛选出有价值的材料及时提供给领导。

（6）全局意识。要求秘书无论是参与行政管理，搞好服务，还是提供后勤保障，都必须从企业工作的大局考虑问题、处理事情。

（7）守纪意识。要求秘书正确对待个人利益，严格要求自己，努力做到自重、自省、自警、自励。

（8）保密意识。要求秘书在信息传递过程中，必须牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和制度，自觉养成保密的好习惯。

“升职笔记”紧跟时代步伐，掌握科学的方法，不断地完善自我。

43.秘书应提升表达能力

秘书经常跟随领导工作，为领导排忧解难，有时还要冲上前线与客户交流，这就要求秘书必须具备良好的表达能力。具体而言，表达能力主要包括口头表达能力和文字表达能力。

口头表达能力就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高，使用范围更广。能说会道的秘书总是受人欢迎的，能说不只是一种修养，也是一种才能的显露。因为“说”的过程，不仅能表达自己的理解和见解，还能跟领导、群众进行很好的沟通。

文字表达能力，就是运用文字书面形式反映客观情况、传递信息、表达思想的能力。在这个先进的时代，对于秘书的要求越来越高，若想成为一个优秀的秘书必须要有深厚的文字修养，因为秘书的工作不仅要对材料进行综合分析，更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，将领导确定的原则具体化，将零散的思维条理化，将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。

“升职笔记”口才表达与文字表达，直接影响着秘书参谋和助手效能的发挥。

44.秘书应提升阅读能力

学习阅读能力，就是指感知书面信息知识的能力。学习能力是所有能力的基础，秘书更应该具备这种自我求知、做事、发展的能力。

社会的发展进入了信息时代，今天的领导和管理者比任何时候都需要迅速地获得有用的信息，以应付日益复杂和多变的环境。秘书的工作纷繁复杂，每天都需要阅读文件，翻阅资料及业务书刊，而这也是秘书收集信息的主要手段。

日本经营学专家、日本系统研究中心总经理片方善治说：“在跨入信息革命的今天，能否及早获得较多的信息，已成为事业成败的关键。而利用信息的关键不在于收集，而在于选择。”这就对秘书的阅读能力提出了更高的要求。

因此，对于秘书而言，阅读不但要迅速而且要准确，准确地领会文章的中心意思及准确地判断信息是否有用。

“升职笔记”当前形势的发展瞬息万变，秘书工作者只有不断地学习，才能适应形势发展的需要。

45.秘书应提升社交能力

社交能力，主要指与社会正常交往的能力。作为公司运营的纽带和桥梁的秘书人员，大部分工作都需要与人交际、交流来完成的，比如向领导汇报工作、请教问题、提出合理的见解、向下级传达领导的指令、协调各部门的关系，以及接待来宾等，这些都要求秘书具备良好的社交能力。

美国麦凯信封公司董事长麦凯告诉我们：“走出办公室，广结善缘，尽量推销自己，做一个消息灵通人士……都是建立人际关系的好方法。在工作世界里，人际关系经常是决定成败的关键。”可见，秘书要具有广泛的社交能力，做到既轻松愉快地完成工作，又能与外界保持良好的关系，是获得事业成功的重要条件。

“升职笔记”秘书需懂得多种场合的礼仪、程序，善于待人接物，善于运用交际手段和艺术，妥善处理交际中的矛盾和冲突。

46.秘书应提升判断能力

在如今的“商战”中，作为领导好帮手的秘书人员能够具备成熟敏捷的判断力尤为重要。

人的一生中需要做出无数的判断，拥有正确且明快的判断能力，是秘书在竞争激烈的商业社会中，所应具备的基本条件。不论是日常的工作，还是突然其来的工作，秘书都必须从各个角度对问题进行思考和分析，在第一时间作出正确的判断，适时应对，当机立断地去做，这样才不会出现失误或漏洞。

需要注意的是，迅速做出判断虽然是件好事，但如果由于情势分析偏差而导致错误的判断，最后只会形成不良的后果。

“升职笔记”在如今这个复杂难测的社会，尤其是不断变化的商业职场，向来无法等到资料搜集齐全后，再下判断。

47.秘书应提升竞争能力

现代秘书除了具备敬业精神和专业素质之外，还应具备一定的竞争能力。

第一，秘书应掌握外语的能力。随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判、签订合同等，这就要求秘书具备利用外语阅读或查阅资料，并熟练掌握外语会话、写作的能力。

第二，秘书应具备计算机操作能力。秘书在工作中需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行复杂的计算，这就要求秘书应具备一定的计算机操作能力。

第三，秘书应具备一定的创新能力。秘书的创新能力，是指创造性地贯彻领导意图，为领导工作提供最佳服务的能力。秘书能否发挥参谋作用，很大程度上就取决于其创新能力的强弱。

第四，秘书应具备运用WTO规则的能力。秘书还应清晰地了解加入WTO对本企业到底面临哪些机遇和挑战，甚至能游刃有余地运用WTO规则。

“升职笔记”在尽可能短的时间内提高自身熟悉规则、运用规则的能力是使自己在竞争中获胜的法宝之一。

48.秘书应提升观察能力

观察是我们认识世界获取知识的一条重要途径。对于秘书而言，若要学习管理方法和技巧，就要以细心观察领导的日常工作为主要途径。

秘书只有学会细心地观察领导，才能更好地配合领导工作。比如，领导每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件都要了如指掌。再比如，领导在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题，等等。

另外，秘书通过这种仔细的观察，还能慢慢地了解领导，知道他内心真正在想些什么，目前最关心哪些问题；哪些问题最让他头痛，有哪些事想急于实现，正在筹划什么项目或行动。掌握了这些情况，秘书才能清楚地知道自己应该做什么，不应该做什么，以及如何去做，怎么做好。

“升职笔记”具有一定的观察能力不仅有利于了解领导的想法和做事规律，而且还有利于更好地配合领导工作。

49.秘书应提升领悟能力

俗话说，一等人不用教，二等人用言教，三等人用棍教。若要成为一等人，就要做到善于观察、勤于思考、灵活变通。这样，才能适时调整自己的步伐和节奏，做到处世灵活，办事干练。

有的秘书工作很努力，也工作了很长时间，但业务水平总是无法提高，这大多是缺乏细心和悟性的结果。

如果秘书缺乏领悟能力，在工作中不善于总结经验、教训、举一反三，结果只能原地踏步，难以脱颖而出。所以，作为一名秘书，不能只想混口饭吃，要细心、主动、周到、忠诚地工作，一切为组织的利益着想。更重要的是要培养自己的悟性，理解秘书工作的要害是什么。做到了这一点，就没有不被提拔的理由。

“升职笔记”对秘书来说，悟性高，头脑灵活，才能在千头万绪中抓住关键，在工作中变被动为主动。

50.秘书应提升办事能力

工作中，秘书一方面要接受领导的指示，另一方面要与具体的工作对象打交道。如果想要把每项工作都兼顾到，并且做得好，就要具备一定的办事能力。

（1）秘书要准确、快速地领会领导的意图，同时也要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法。

（2）面对千头万绪、繁杂紧迫的情况时，秘书要把事务迅速归纳、梳理出头绪，分清轻重缓急、难易远近，驾轻就熟地把事情办理得清楚顺当，有条不紊。当遇到突发状况时，需要秘书临机不乱，沉着镇定，原则不变、迅速抉择，灵活处置，才能达到预期目的。

（3）秘书要有超前意识、迎难而上、勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神。同时，秘书还要善于交际，处理好上下左右各方面的人际关系，使人容易接近，容易被信赖，这样有利于提高办事效率。

（4）秘书的工作内容包括上传下达、接待来客、洽谈工作，这些都离不开说话，会说话的标准大致是口齿清楚、礼貌温和、达意准确、繁简得当、态度诚恳，同时还要注意说话的艺术：感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等。

“升职笔记”在工作中不断提高自身素质，完善自我，从现在做起，从小事做起。

51.秘书应懂政治理论

在这个知识时代，作为先进企业的秘书，更应当掌握一些哲学和政治经济学的知识。

有些人认为，秘书的工作任务都是领导委派的，只要认真执行，做到不出错就可以了，至于企业秘书懂不懂哲学和政治经济学，对工作并没有多大关系。其实，这个看法是不正确的。如果一个秘书只是做些手头上那些琐碎的事情，平时不注重积累政治理论的话，很有可能会在某些时候弄出笑话。

秘书必须懂哲学和政治经济学，这是秘书功底基础的基础。其中的道理很简单，因为秘书工作是一项政治性很强的工作，经常会涉及大量的理论问题和政策问题，而要做好秘书工作，没有一定的理论水平和政策水平是难以胜任的。因此，秘书人员必须具备较高的理论政策水平。

“升职笔记”哲学和政治经济学，是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。